Att ett annat företag ska vara er IT-avdelning kan kännas både tryggt och skrämmande. Här ger vi dig några tips på vad som bör tas i beaktning för att göra en lyckad outsourcing eller välja en annan väg.

Vad handlar det om?

Är ni ett företag som har ett par egna tekniker för att sköta all er IT? Eller delar ni på ansvaret mellan olika kollegor? Har ni utmaningar att hitta nya kollegor som kan hantera er IT? Sitter ni i en situation där ni behöver modernisera era lösningar? Är semesterplanering ett orosmoln? Har era IT-anställda inte någon bra utvecklingsmöjlighet? Frågorna kan vara betydligt fler och ni är inte ensamma om dessa funderingar.

Idag är det stor brist på högre teknisk kompetens och det i en värld där allt mer är sammankopplat gör att det finns stora behov att tillföra extern kompetens. Men hur styr man över externa resurser som dessutom ofta kommer från flera olika företag? Beställarkompetens är inte så lätt att utveckla och det krävs mycket ledarskap för att få alla att jobba i samma riktning.

En outsourcad IT-avdelning som stöd till egna beslutsfattare kan vara den bästa lösningen för er. En IT-avdelning som kan komma med råd, allt från support till nya lösningar och varför inte projektledning och beslutsfattare. Redundans på personal och fortfarande en känsla av att IT arbetar på ert företag. Ökad teknisk kompetens som håller över tid.

IT-företag kan på ett annat sätt utveckla sin personal och ge kontinuitet över tid. I en allt mer digitaliserad värld behövs anställda som själva kan utveckla kunskap och vara en självlärande organisation. Då krävs det Team där man själva leder utvecklingen och tar ansvaret för det man ska leverera. Kontinuitet är en trygghet och att veta att man kan ringa en känd röst ger mervärde för era anställda.

Hur går en lyckad upphandling till?

Beställarkompetens

Alla lyckade outsourcingar har en välfungerande beställningskompetens i botten. Det gäller att definiera vad man vill uppnå och vilka skallkrav som bara måste finnas där. Vilka av era medarbetare ska vara ansvariga och samverka med er kommande partner på operativ, taktisk och strategisk nivå? Låt dem vara med och definiera kraven så är mycket vunnet.

Leta partners

Att gå ut på marknaden och kunna hitta partners som stämmer överens med er kultur är utmanande. Vårt råd är att svaret ofta finns bland er egen personal, kollegor i branschen eller andra kontakter ni har – nämligen referenser.

Välja rätt partner

Kan de ni valt ut bevisa det de säger att de är bra på? Har de goda referenser ni kan intervjua? Är de certifierade eller har de ramverk som de kan visa och på ett övertygande sätt förklara hur det fungerar i praktiken. Har de en välfungerande personalpolitik och sjyst kultur? Får ni träffa de som ska vara era direktkontakter eller får ni bara träffa en säljare.

Avtal

En lyckad outsourcing behöver ett avtal som ger ramarna för samarbetet. Ger avtalet en tydlighet kopplat till era skallkrav. Kan partnern anpassa villkor utifrån er som kund. Finns det formulerat hur ni utvecklar verksamheten tillsammans för att hela tiden ha den bästa leveransen?

Viktigt att tänka på vid outsourcing av IT

Transparent tjänsteleverans

Genom tydlig dokumentation som stäms av med er som kund börjar förtroendet byggas upp. Ni ska inte bara tro att det är backup på era filer och funktioner, ni ska veta det samt hur ofta och hur länge filerna sparas. SLA uppföljelse, avvikelser och trender är ett fåtal punkter som ska rapporteras regelbundet. En ärlig partner som kan visa upp detta och låter de som ansvarar direkt mot er som kund leda arbetet är en garant för en bra leverans över tid.

Engagemang i åtagandet

Då ni har valt att outsourca er IT har ni sett att det inte är er core business att driva en serverpark och en serviceorganisation utan det är partnerns. En engagerad partner är även en bra kravställare som hjälper er som kund att tänka på hela processen och utvecklas i er beställarkompetens. Förbättringsåtgärder ska lyftas fram av er eventuella partner redan i upphandlingen. En partner ska på ett förtroendegivande sätt förklara hur de ska leda era andra leverantörer inom IT och skapa goda samarbeten.

Processtyrt arbete

Definitionen av en process är en serie händelser som leder till ett förutsägbart resultat och är grunden för ett kvalitativt arbete. En IT-partner bör således ha ITIL-certifierad personal samt bevis på en processtyrd organisation. Utan detta riskerar leveransen av er IT bli personberoende och svajig.

Ansvar

Som en kravställande organisation kan vi på Acon ibland uppfattas som jobbiga men vilket ansvar skulle vi ta om vi inte påpekade eventuella brister i er egna organisation. Er partner bör sättas i positionen att båda parter är i samma båt så att alla inblandade arbetar mot samma mål. En bra partner visar detta redan i upphandlingsdialoger där de kan konstruktivt ifrågasätta era skallkrav så att ni får rätt IT.

Om ovanstående punkter finns med i upphandlingen av er IT har ni goda möjligheter att lyckas mer er outsourcing. Dessutom skapas förutsättningarna att bygga förtroende sinsemellan och arbeta mot en Partner-relation istället för Kund & Leverantör. Visst vore det väl fantastiskt att få fördelarna av att outsourca men bibehålla känslan av att det fortfarande är inhouse?